Deilt um ritun fundargerða bæjarins

Guðni Gíslason ritstjóri skrifar

Guðni Gíslason, ritstjóri og útgefandi Fjarðarfrétta

Það er hverjum ljóst að gott og vandað upplýsingaflæði bæjaryfirvalda til bæjarbúa hjálpar bæjarbúum að vera virkir þátttakendur í lýðræðislegu samfélagi.

Í upplýsingastefnu Hafnarfjarðarbæjar 2016-2020 segir á forsíðu:

„Það er eitt af hlutverkum Hafnarfjarðarbæjar að stuðla að jákvæðri ímynd, upplýsa íbúa og aðra hagsmunaaðila um starfsemi sveitarfélag[s]ins og tryggja lýðræðislega þátttöku í sem víðustum skilningi“

Hvort þarna eigi sem fyrsta atriði að vera „jákvæð“ ímynd má spyrja sig því það hlýtur að vera skylda að stuðla að réttri ímynd en jákvæð ímynd kemur af verkunum. Þetta er þó ekki stórmál.

En í inngangi stendur:

„Upplýsingastefna Hafnarfjarðarbæjar tekur á lykilþáttum er varða innihald, meðferð og flæði upplýsinga milli starfsmanna og til allra skilgreindra hagsmunaaðila sveitarfélagsins. Vönduð meðferð og miðlun eru grunnur að stefnu Hafnarfjarðarbæjar enda um að ræða mikilvæga þætti í starfsemi opinberra aðila, þætti sem eru til þess fallnir að skapa traust og virðingu. Réttar upplýsingar á réttum stað og réttum tíma eru undirstaða vandaðrar ákvarðanatöku og grunnur að rekstrarlegu hagræði og virkri lýðræðislegri þátttöku. Slík opinber upplýsingaveita virðir á sama tíma mörk og verndun persónulegra upplýsinga lögum samkvæmt. Upplýsingastefna Hafnarfjarðarbæjar miðar að því að sveitarfélagið sé framsækið og leiðandi í miðlun upplýsinga og lifandi í samskiptum sínum og þjónustu við hagsmunaaðila.“

Það er talað um gagnvirk samskipti, notendamiðað aðgengi og aðgerðaráætlanir.

Eitt af því sem undirritaður hefur barist fyrir, í hátt í tvo áratugi, er bætt ritun fundargerða. Krafa um að fundargerðir séu þannig ritaðar að bæjarbúar skilji hvað verið sé að fjalla um, rétt skráning allra ákvarðana og ekki síst aðgengi að gögnum.

Þótt enn sé mikið að í ritun fundargerða hjá nefndum, ráðum og bæjarstjórn Hafnarfjarðar þá var stærsti ávinningurinn þegar farið var að tengja fylgiskjöl við fundargerðirnar. Þau hafa hins vegar verið oft af skornum skammti, illa merkt og allt of oft hafa þau vantað. Sumt vegna óvandvirkni en sumt vegna þeirra undarlegu stefnu að „vinnugögn“ eigi ekki að fylgja með fundargerðum. Hvað er tillaga annað en vinnugagn? Er ekki eðlilegt að birta drög að lögreglusamþykkt fyrir Hafnarfjörð? Nei, hún var ekki birt fyrr en hún var fullmótuð og tilbúin til samþykktar!

Fjölmörg dæmi má taka af ófullnægjandi ritun fundargerða en auðvitað á ekki að þurfa að benda á einstök atriði, það er vitað hvernig góð fundargerð á að vera og auðvelt að líta í eigin barm.

Hafnarfjarðarbær hefur sett sér reglur um birtingu gagna með fundargerðum á vef bæjarins og sjá má þær hér. Athyglisvert er að þar er segir að gögn sem kynnt eru skuli ekki birta nema annað sé ákveðið sérstaklega. Þá kemur einnig fram að óski viðkomandi málsaðili eftir að gögn verði ekki birt með fundargerð skuli verða við því. Þetta er mjög opið ákvæði og undarlegt að sjálfkrafa skuli verða við ósk, jafnvel þó engin forsenda sé fyrir beiðninni.

Dæmi úr síðustu fundargerð bæjarráðs

Ef skoðuð er síðasta fundargerð bæjarráðs frá 25. janúar sl. er t.d. fyrsta mál á dagskrá framlagning á skýrslu starfshóps um framtíðarnotkun St. Jósefsspítala. Í dag, 1. febrúar er ekki enn búið að hengja skýrsluna við fundargerðina. (Hana má hins vegar finna í frétt um skýrsluna á fjardarfrettir.is).

Annað mál á dagskrá voru viðbrögð í málum er varða einelti, áreitni og ofbeldi. „Lögð fram drög að uppfærðri stefnu og verkferli í tengslum við eineltis- og áreitnismál.“ Drögin fylgja ekki fundargerðinni. Með birtingu væri möguleiki að bæjarbúar gætu komið með ábendingar og tillögur!

Í þriðja máli er í raun skondið að þar óskar bæjarráð eftir því að drög að umhverfis- og auðlindastefnu Hafnarfjarðar verði kynnt á vef bæjarins og íbúum gefið tækifæri til að koma með athugasemdir og ábendingar. Drögin fylgja ekki fundargerðinni en voru þó send bæjarráði til umsagnar.

Í fimmta máli er lagt fram erindi frá félagi eldri borgara í Hafnarfirði um styrkbeiðni. Styrkbeiðnin fylgir ekki með og ekki kemur fram hvað beðið er um.

Í 7. máli á dagskrá er erindi Hauka lagt fram og erindið fylgir með. Í afgreiðslu bæjarráð er bæjarstjóra falið að ræða við forsvarsmenn Hauka. Þá spyr maður sig hvort bæjarstjóri hafi fengið eitthvað umboð frá bæjarráði? Átti hanna að fá nánari skýringar eða átti hann jafnvel að koma með gagntillögur? Þetta kemur ekki fram í fundargerðinni og fellur hún þá í takt við fræga fundargerð íþróttanefndar þar sem sagði eitthvað á þá leið: „Samþykkt að íþróttafulltrúi veiti styrk í samræmi við umræður á fundinum.“

Í lokin eru fjórir dagskrárliðir með fundargerðum án þess að tengill sé á þær fundargerðir. Hvar á almennur borgari að finna fundargerð stjórnar SSH frá 8. janúar sl.?

Fundargerð skipulags- og byggingarráðs

Þá mega þeir sem fylgdust með deilum um breytingar á skipulagi Hamarsbrautar 8 klóra sér í höfðinu yfir því að með fundargerðum um málið undanfarið hefur ekki mátt finna deiliskipulagsbreytinguna heldur hefur þurft að leita í fundargerð frá því sl. sumar eftir henni. Hins vegar hefur í fundargerðum verið tillaga um breytingu á Hamarsbraut 16 en ekki er með neinu móti hægt að sjá hvernig þau skjöl tengjast málinu. Eftir ábendingu Fjarðarfrétta hefur verið lofað að tillagan að deiliskipulagsbreytinginu verði sett inn á morgun!

Skondin umræða í bæjarstjórn

Á síðasta fundi bæjarstjórnar, 31. janúar sl. voru fundargerðir teknar til umræðu og bent á hvað betur mætti fara og gefin nokkur dæmi. Það sem þá var skondið var að upp hófst metingur milli flokka og grafnar upp gamlar fundargerðir til að sýna að þetta hafi alltaf verið svona slæmt.

Sjá má umræðuna hér sem hefst með ræðu Gunnars Axels Axelssonar þegar klukkutími er liðinn af fundinum. (Hægt er að nota músina til að fara á 1:00:00)

Hefði ég frekar viljað heyra að bæjarfulltrúar hefðu tekið athugasemdunum vel og skilyrðislaust og átak hefði verið gert til að bæta fundarritunina.

Það má læra af öðrum

Ég hef um nokkurt skeið fylgst með bæjarfélagi í Danmörku, Dragør kommune á Amager sem er um helmingi fámennara sveitarfélag en Hafnarfjörður. Auðvelt er að fylgjast með því sem er að gerast, fjárhagsáætlun er ekki aðeins unnin mjög tímanlega, heldur eru hún mjög skilmerkilega framsett og auðvelt fyrir íbúa að vita í hvað peningarnir fara.

En fundargerðir þar eru líka mjög vel framsettar og eflaust gætum við lært af þeim. Til samanburðar við fundargerð bæjarstjórnar Hafnarfjarðar frá 31. janúar sl. er hér hægt að sjá fundargerð bæjarstjórnar Dragør frá 25. janúar sl. en þar hefjast fundir kl. 19 svo vinnandi fólk geti tekið þátt.

Guðni Gíslason ritstjóri

Ummæli

Ummæli